社内AIツール一覧の作り方：ChatGPTなどを1時間で整理

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社内の一覧に「ChatGPT」とだけ書いてあっても、顧客の資料を入力してよいかは分かりません。会社が契約したアカウントなのか、個人のアカウントなのか。公開文の下書きなのか、取引先との議事録を読むのか。同じ名前のツールでも、確認する条件は変わります。私はAIツール一覧を、製品名のカタログではなく「誰が、何のために、どの情報を扱うか」を残す台帳として作ります。

日本の事業者が最初に確認したいのは、自社の情報管理と個人情報の取扱いです。個人情報保護委員会は、生成AIに個人データを入力する際、提供事業者が機械学習に利用しないことなどを十分に確認するよう注意喚起しています。「有料プランだから大丈夫」とまとめず、契約、設定、利用目的を結び付けて記録します。

製品ではなく利用方法を一行にする

例えば、広報担当者が公開済みの製品説明を短くする場合と、営業担当者が顧客の契約書を要約する場合は、同じサービスでも別の行にします。入力する情報も、誤りがあったときの影響も違うからです。利用者全員の名前を細かく並べるより、部門、管理責任者、承認された用途をはっきりさせる方が最初の整理に向いています。

チャット画面だけを調べると、既存のソフトに追加されたAI機能が漏れます。オンライン会議の要約、翻訳支援、文章校正、画像編集、顧客管理システムの提案機能も対象に含めます。外部の制作会社が自社資料をAIで扱う場合は、社内アカウントの一覧とは別に、委託先への確認事項として管理します。

この台帳は私が提案する業務用の整理方法であり、これを埋めれば法令への対応が完了するという書式ではありません。日本向けの確認と、EUの顧客や事業に関する確認も分けます。EUのAI Actの分類を、そのまま日本国内の全業務に当てはめる使い方は避けます。

記録する十項目と記入例

最初は表計算ソフトで十分です。自由記述ばかりにせず、「未確認」「確認中」「承認済み」「利用停止」の状態を選べるようにすると、申告されたものと利用を許可したものを混同しにくくなります。

1. サービスと利用環境。製品名、契約プラン、利用URL、会社管理か個人管理かを記録します。APIとブラウザー版は、条件が違う場合に分けます。
2. 具体的な用途。「業務効率化」ではなく「公開済み製品説明の短縮」「社内手順書の検索」のように書きます。
3. 利用部門と管理責任者。問い合わせ先と、異動や退職時に引き継ぐ担当を決めます。
4. 入力する情報の区分。公開情報、社内限定情報、個人情報など、自社の区分で記録します。顧客名や文書そのものを台帳に貼り付ける必要はありません。
5. 出力の利用先。本人の作業メモ、社内共有、顧客への提出、ウェブ公開を区別します。
6. 契約とデータの取扱い。入力内容の学習利用、保存、削除、外部連携について、確認した文書や設定の保管先を記録します。
7. 操作できる範囲。読むだけか、ファイルを変更するか、メールを送るか。連携先と権限も記載します。
8. 確認と承認。内容を確認する人、利用可否を決めた人、未解決の条件を残します。
9. 状態と見直し条件。現在の状態に加え、プラン変更、新しい連携、規約変更など、再確認が必要になる条件を記録します。
10. 確認日と記録の場所。最終確認日、次の確認担当、根拠資料へのリンクを付けます。パスワードやAPIキーは記入しません。

架空の小さな制作会社なら、次のように記入できます。以下は説明用の例であり、実在する企業の承認状況ではありません。

• 公開文の校正。広報部門、会社管理の文章支援サービス。入力は公開済みの製品情報のみ。出力は担当者が事実と表現を確認して公開。状態は「公開情報に限定して承認済み」。
• 商談の議事録。営業部門、オンライン会議のAI要約機能。顧客担当者の発言や氏名が含まれるため、録音・保存・共有の運用を確認中。状態は「確認中」。アプリが使えることと、業務利用の承認は分けます。
• 画像のラフ制作。デザイン部門、会社管理の画像生成サービス。入力は架空の場面の文章。未公開の商品写真や人物写真はこの承認に含めない。公開前に権利と表示内容を担当者が確認します。

この書き方なら、営業担当者が「広報で使えているから契約書も入力してよい」と判断する余地を減らせます。用途が増えたら既存の承認を拡大解釈せず、行を追加して確認します。

最初の一時間で作るのは初版

一時間は導入の目安として私が置いた作業枠です。すべての契約や個人情報の取扱いを一時間で審査できる、という意味ではありません。まず二十分で各部門からツール名と用途を集め、次の十分でアカウントと利用方法の重複を整理します。

続く十五分で入力情報と出力先を記録します。分からない項目は空欄にせず「未確認」にします。残り十五分で担当者、状態、次に確認する資料を決め、初版の保存場所を共有します。この段階では申告されたすべてのツールを承認済みにしません。

初版ができたら、個人情報や機密情報を扱う用途、外部へ送信できる連携から優先して確認します。経済産業省の「AIの利用・開発に関する契約チェックリスト」は、導入時に当事者間の利益とリスクを整理するための資料です。契約書を読まずにサービス名だけで判断する代わりに、チェックした項目と残った質問を台帳からたどれるようにします。

社内説明では、従業員に「一覧を読みました」と答えてもらうだけでなく、具体的な例を示します。「この顧客メールはどの用途の承認に当たるか」「取引先へ送る前に誰が確認するか」を一緒に見れば、書き方が曖昧な箇所が見つかります。

台帳を古くしない運用

新しい機能が追加されたら、ツール名が同じでも確認します。文章を提案するだけだったサービスが、メール送信やファイル変更までできるようになれば、操作範囲が変わるためです。契約プランの変更や外部アプリとの接続も更新のきっかけにします。

利用をやめた項目は理由と停止日を残し、権限やアカウントをどう扱ったか確認します。単に一覧から行を消すと、以前どの用途を認めていたか追いにくくなります。機密の根拠資料は適切な保管場所に置き、全社員に共有する一覧には必要な説明だけを載せます。

最初の確認に戻ります。担当者が顧客の資料をアップロードしようとしたとき、台帳から対象の用途、許可された情報、確認先を読み取れるでしょうか。そこまで分かれば、一覧は製品カタログから実際の判断に使える資料になります。

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